Rekisteriseloste

1.     Rekisterin pitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Kuopion Pursiseura ry
Osoite: Vesitie 17, 70460 KUOPIO 
Puhelin: 040 760 3446
Sähköposti: kuops(at)kuopionpursiseura.fi
Yhteyshenkilö: Jani Kelo

2.     Rekisterin nimi

Kuopion Pursiseura ry:n Jäsen-, vene- ja venepaikkarekisteri

3.     Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään Kuopion Pursiseura ry:n jäsenien henkilötietoja.

4.     Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Kuopion Pursiseura ry:n hallinto pitää yllä jäsenrekisteriä seuran toiminnan ja talouden vuoksi. Seura käyttää jäsenten tietoja vuosijulkaisun, jäsenmaksujen, jäsenkirjeiden, kokouskutsujen, kilpailu- ja junioritoiminnan tms. jäseninformaation postittamista ja käsittelyä varten.

Jäsentietoja käyttävät myös seuran katsastajat veneiden katsastustoimintaan liittyen sekä erilaiset työ- tai projektiryhmät seuratoimintaan liittyen. Jäsenrekisteriä voidaan käyttää myös seuran omaan tilastolliseen seurantaan esim. jäsenten ikäjakauman tms. selvittämiseksi.

Kuopion Pursiseura ry:n hallinto pitää yllä venerekisteriä katsastettujen veneiden osalta. Seura käyttää venerekisterin tietoja katsastustoiminnan koordinoimiseen sekä laskutuksen perusteena. Venerekisteriä voidaan käyttää myös seuran omaan tilastolliseen seurantaan esim. venetyypin mukaisen jakauman tms. selvittämiseksi.

Kuopion Pursiseura ry:n hallinto pitää yllä venepaikkarekisteriä seuran toiminnan vuoksi. Seura käyttää venepaikkarekisterin tietoja venepaikkojen koordinoimiseen sekä laskutuksen perusteena.

Henkilötietojen käsittely perustuu Kuopion Pursiseura ry:n lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.

Jäsen-, vene- ja venepaikkarekisterin tietoja ei luovuteta kaupallisiin tarkoituksiin kolmannelle osapuolelle.

5.     Rekisterin tietosisältö

Henkilötiedot:

Etu- ja sukunimi, syntymäaika, sukupuoli, osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite, koulutus. Alle 18-vuotiaiden osalta myös huoltajan nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

Jäsentiedot:

Jäsenluokka, jäsennumero, jäsenyyden alkamispäivä, koontijäsenyys, jäsenmaksutiedot, toimihenkilöroolit, luottamustoimet, huomionosoitukset, koulutusohjelman mukaiset kurssit, muut tutkinnot tai pätevyydet, vene- ja venepaikkatiedot, tietojen luovutuskielto.

Venetiedot:

Venetyyppi, rekisterinumero, purjenumero, rakennusvuosi, veneen nimi, omistajan nimi, valmistaja, materiaali, rungon väri, veneen pituus, leveys, syväys, paino, maston korkeus, katsastusluokka, peruskatsastusvuosi, vuosikatsastusvuosi, moottorin tyyppi, teho, vuosimalli, radiovarustus, septijärjestelmä, mittakirjan voimassaolo (kilpaveneet), LYS, IMS mittaluku.

Venepaikkatiedot:

Venepaikan haltijan nimi, veneen nimi, venepaikkalaji, venepaikkanumero, venepaikan lisätuotteet, laskutusperuste.

Jäsenluettelo (jäsenen nimi ja jäsenluokka) ja venerekisteri (omistajan nimi, veneen nimi, rekisterinumero, purjenumero ja veneen tyyppi) julkaistaan seuran vuosikirjassa. Venepaikkalista (venepaikkanumero, venepaikan haltijan nimi ja veneen nimi) julkaistaan seuran nettisivuilla ja ilmoitustaululla.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää julkaisemasta häntä itseään koskevia tietoja seuran vuosikirjassa julkaistavassa jäsenluettelossa ja venerekisterissä sekä seuran nettisivuilla ja ilmoitustaululla julkaistavassa venepaikkalistassa. Kielto tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle taholle.

6.     Säännön mukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään jäsenen itsensä täyttämältä jäsen- ja venepaikkahakemukselta tai muulla tavoin annettuna, kuten puhelimitse tai sähköpostitse. Tietoja lisätään, poistetaan ja muutetaan jäsenen omasta ilmoituksesta tai rekisteriasioista vastaavan toimesta.

7.     Tiedon korjaaminen ja poistaminen

Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä. Rekisteröidyn tulee ottaa kirjallisesti yhteyttä rekisterinpitäjän rekisteriasioista vastaavaan tahoon tiedon korjaamiseksi.

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on Kuopion Pursiseura ry:n jäsen.

8.     Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle taholle.

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Kuopion Pursiseura ry:lle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

9.     Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse rekisterin pitäjän yhteyshenkilön osoitteeseen kuops(at)kuopionpursiseura.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Kuopion Pursiseura ry 
Vesitie 17 
70460 KUOPIO

10.  Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisteriin tallennettuja tietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle, lukuun ottamatta Suomen Purjehdus ja Veneily ry:n (SPV) laskutusta ja tilastointia varten, SPV:n postituksiin, SPV:n myöntämien kunniamerkkien seurantaan sekä koulutustietojen ja pätevyyksien seurantaan.

Jäsentiedot ovat venekatsastajien käytössä jäsenyyden toteamista varten. Venetiedot ovat katsastajien käytössä katsastustoiminnan kehittämiseksi sekä tilastointia varten.

11.  Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Jäsen-, vene- ja venepaikkarekisterin tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

12.  Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto

Kohdassa 4 mainitut tahot voivat koostaa sähköisistä järjestelmistä tulostettuja versioita jäsen-, vene- ja venepaikkarekisteristä vain seuratoimintaan liittyviä tiettyjä tarkoitusperiä varten (mm. katsastus-, venepaikka- ja vartiovuorolistat). Jokainen tietojen käsittelijä huolehtii osaltaan tietojen huolellisesta käsittelystä ja siitä, että tiedot eivät joudu aiheettomasti kolmannen osapuolen saataville sekä siitä, että tiedot tuhotaan, kun niitä ei enää tarvita. Rekisteristä ei tehdä paperisia versioita ilman erityistä syytä.

B. Sähköinen aineisto

Varsinainen rekisterin tietokanta sijaitsee Suomen Purjehdus ja Veneily ry:n ylläpitämässä Suuli-rekisterissä. Suomen Purjehdus ja Veneily vastaa omien järjestelmiensä tietoturvasta ja käytettävyydestä omien tietoturvaperiaatteiden sekä palvelutasovaatimustensa mukaisesti.

Jäsen-, vene- ja venepaikkarekisteristä voidaan koostaa mm. CSV ja PDF muotoisia tiedostoja erilaisiin tarpeisiin, jolloin kerätään tapauskohtaisesti tietoa vain erikseen määritellyistä soluista kulloinkin olevia tarkoitusperiä varten.

Jäsen-, vene- ja venepaikkarekisterin tietokantoihin ja tiedostoihin pääsyyn tarvitaan rekisterissä määritellyt käyttöoikeudet, jotka myöntää ja poistaa seuran hallitus ja joita hallinnoi Kuopion Pursiseura ry:n rekisterinhoitaja.

13.  Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 15.1.2019.